Formulare: Maßen eines Geschäftsbriefes laut DIN 5008

Die Norm DIN 5008 bietet Schreib- und Gestaltungshilfen für die Text- und Informationsverarbeitung. Hier betrachten wir lediglich die Gestaltungsregeln eines gedruckten Geschäftsbriefes. Hierfür zwei Vorlagen (Form A und Form B), die sich dahingehend unterscheiden, wo die Faltmarken gesetzt werden. Ziel hierbei ist, dass die Adresse im Sichtfenster der Briefumschläge passen soll und Inhalte schnell wiedererkannt werden.

In SAP sind keine Druckformulare nach der DIN-Norm gestaltet. Zum einen sind DIN-Normen ein freiwilliger Standard und kein Gesetz, zum anderen achtet SAP auf die gesetzlichen Anforderungen der Inhalte eines Formulars.
Die Änderung eines Formulars hin zur DIN 5008 kann größere Aufwände mit sich bringen, da dann größtenteils die Anordnung der Inhalte komplett neu erfolgen muss.

Minumum-Anforderungen

Aufgrund der größeren Aufwende für die komplette Anpassung an die DIN 5008, werden teilweise nur die Adresse und der Kopfteil angepasst. Dennoch sollten Mindestanforderungen, wie 1,0cm Seitenränder (oben, rechts, unten und links) eingehalten werden.

Dieser Rand ist der Bereich, den jeder Druckerhersteller und Druckertyp frei interpretieren darf und somit nicht mit Inhalten belegt sein sollte, da diese sonst abgeschnitten oder verschoben werden.

Form A (kleiner Kopf)

SAP-Verwendung

Form A nutzt die in SAP üblichen Maße, d.h. die Maßen weichen von der DIN-Norm ab. Folgende Optimierungen für SAP wurden vorgenommen:

• Der linke Rand ist einheitlich bei 25 mm
• Das Anschriftsfeld wurde für SAP optimiert
• Die Betreffzeile wurde als Titel-Block über die rechte Infobox gesetzt
• Die Infobox ist in der Designansicht, so können neue Felder hinzugefügt werden und der Textbereich verkleinert sich automatisch

Hier abgebildet ist der Geschäftsbrief Form A. Verglichen mit Form B ist der Kopfbereich kleiner, sodass die erste Faltmarke höher positioniert ist. Die entsprechenden Maßen finden sich unter dem Bild.

Adressfeld

Das Adressfeld besteht aus zwei Blöcken, welche zusammen eine Höhe von 4,5 cm und eine Breite von 8,0 cm haben. Sie dürfen nicht umrahmt sein. Die hier abgebildeten Rahmen dienen daher nur der Veranschaulichung. und sind in den Vorlagen nicht enthalten.

Block	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Absender und Vermerke	2,5 cm	2,7 cm	8,0 cm	0,9 cm
Adresse Empfänger (8 - 9 Zeilen)	2,5 cm	3,6 cm	8,0 cm	3,6 cm

Infobox rechts neben Adresse

Das Design der Infobox ist frei wählbar, sie kann also einen Rahmen besitzen. Die DIN-Norm sieht keinen Titel vor, dieser sollte als Betreff im Textbereich erscheinen. SAP hingegen hat diesen Betreff als Titel über die Infobox gesetzt und dieser entfällt im Textbereich.

Block	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Titel	12,5 cm	2,5 cm	7,5 cm	0,7 cm
Infobox	12,5 cm	3,2 cm	7,5cm	dynamisch

Faltmarken

Skalierung

Es gibt Drucker, die das komplette Formular skalieren, um einen gewissen Rand zu gewährleisten. Die Falt- und Lochmarken sind daher mit Vorsicht zu verwenden und daher in dieser Vorlage nicht integriert.

Marke	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Faltmarke 1	0,0 cm	8,7 cm	1,0 cm	-
Lochmarke	0,0 cm	14,85 cm	1,5 cm	-
Faltmarke 2	0,0 cm	19,2 cm	1,0 cm	-

Textbereich (MAIN-Bereich)

Der Textbereich ist der Bereich in dem sämtliche Inhalte zum Geschäftsvorfall hinterlegt werden.

von links	von Adresse	Breite	Höhe
2,5 cm	0,84 cm	16,5cm	dynamisch

Form B (größerer Kopf)

Hier abgebildet ist der Geschäftsbrief Form B. Verglichen mit Form A ist der Kopfbereich größer, sodass die erste Faltmarke tiefer positioniert ist. Die entsprechenden Maßen finden sich unter dem Bild.

Adressfeld

Das Adressfeld besteht aus zwei Blöcken, welche zusammen eine Höhe von 4,5cm und eine Breite von 8,5cm haben. Sie dürfen nicht umrahmt sein. Die hier abgebildete Rahmen dienen daher nur der Veranschaulichung. Grundsätzlich gilt ein linker Randabstand innerhalb der Boxen von 0,5cm, sodass die Adresse linear gleich dem Textfeld ausgerichtet ist.

Block	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Absendser und Vermerke	2,0cm	4,5cm	8,5cm	1,77cm
Adresse Empfänger (6 Zeilen)	2,0cm	6,27cm	8,5cm	2,73cm

Infobox rechts neben Adresse

Das Design der Infobox ist frei wählbar, sie kann also einen Rahmen besitzen. Die DIN-Norm sieht keinen Titel vor, dieser sollte als Betreff im Textfeld erscheinen. SAP hingegen schon, weswegen dieser in der Vorlage eingebaut wurde.

Block	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Titel (nur SAP)	12,5cm	4,0cm	7,5cm	1,0cm
DIN-Infobox	12,5cm	5,0cm	7,5cm	4,0cm

Faltmarken

Das Formular hat zwei Falt- und eine Lochmarke. Da die Marken sich innerhalb des linken 1cm Randes befinden, kann es sein, dass Drucker diese nach rechts schieben oder abschneiden. In diesen Fällen sollten Vordrucke mit den Faltmarken genutzt werden.

Skalierung

Es gibt Drucker, die das komplette Formular skalieren um einen gewissen Rand zu gewährleisten. Die Falt- und Lochmarken sind daher mit Vorsicht zu verwenden.

Marke	vom linken Rand	vom oberen Rand	Breite	Höhe
Faltmarke 1	0,0cm	10,5cm	1,0cm	-
Lochmarke	0,0cm	14,85cm	1,5cm	-
Faltmarke 2	0,0cm	21,0cm	1,0cm	-

Textbereich (MAIN-Bereich)

von links	von Adresse	Breite	Höhe
2,5cm	0,85cm	17,5cm

Allgemeine Hinweise

Anschriftfeld

Laut DIN-Norm besteht das Anschriftenfeld aus zwei Zonen und Ihnen steht eine Größe von 45 x 85 mm zur Verfügung. Die Empfängeradresse in der unteren Anschriftenzone umfasst eine Fläche von 27,3 x 85 mm. Oberhalb der Empfängeradresse kann ein postalischer Vermerk (z.B.: "Persönlich" oder "Warensendung") mit Rücksendeangaben hinzufügefügt werden. Hierfür steht Ihnen eine Fläche von 17,7 x 85 mm zur Verfügung.
Reicht der Platz einer Zone nicht aus, so darf diese von der anderen Zone Platz stehlen. Dabei gilt, dass beide Zonen die Fläche von 45 x 85 mm nicht überschreiten.

Anschriftfeld im SAP Umfeld

Der Einfachheit halber wird im SAP-Umfeld die obere Zone für postalische Vermerke und Rücksendeangaben auf rund 9 mm Höhe reduziert, da die Rücksendeangaben fix in einem Textbaustein hinterlegt werden.
Somit stehen Ihnen für die Empfängeradresse in der Anschriftenzone 8 Zeilen für die Adressaufbereitung auf einer Fläche von 36 x 85 mm zur Verfügung. SAP bietet einen Standardbaustein für die Aufbereitung Adressen an und berücksichtigt hierbei auch die jeweilige inländische und ausländische Adressaufbereitung.

Meist wird ein linker Abstand von 5mm eingeräumt, damit die Adresse bündig zum Textbereich wird.

Sehen Sie für die Anschriftzone eine Schriftgröße von mindestens 8 Punkt vor. Ihenen stehen dann bei Schriftart "Arial" alle 9 Zeilen die laut DIN-Norm erlaubt sind zur Verfügung. Ab einer Schriftgröße von 10 stehen Ihnen nur noch 8 Zeilen zur Verfügung.

Maschinelle Frankierung

Sollten Sie Ihre Ausdrucke nachtraglich maschinell frankieren, so kann es sein, dass hierzu die Zone für postalische Vermerke im vollen Umfang zur Verfügung stehen muss. Räumen Sie in diesem Fall eine Fläche von 17,7 x 85 mm ein. Die Anschriftszone wird dann auf 27,3 x 85 mm sinken und Ihnen stehen nur die 6 Zeilen zur Verfügung, die die DIN-Norm als Minimum vorsieht.

Inlands-Adresse

SAP bietet einen Standardbaustein für die Aufbereitung Adressen an und berücksichtigt hierbei auch die jeweilige inländische und ausländische Adressaufbereitung. Allerdings sollten Adressen im Kunden- und Lieferantenstamm korrekt gepflegt sein. Hier erfahren Sie die Besonderheiten.

Adressen für das jeweilige Inland werden in der entsprechenden Landessprach angedruckt. Für die Anschrift stehen 6 bis 9 Zeilen zur Verfügung.

Ortsteilnamen dürfen mit einem vorangestellten "OT" oberhalb der Straßenangabe stehen.

Umfasst ein Gebäude mehrere Hausnummern, werden diese mit einem Bindestrich oder Schrägstrich geschrieben ("Robert-Bosch-Straße 22 – 26" oder "Robert-Bosch-Straße 22/26"). Nachfolgende Buchstaben werden mit einem Leerzeichen von der Hausnummer getrennt und können sowohl klein- als auch großgeschrieben werden ("Neustraße 12 a" oder "Neustraße 12 A").

Sollen Wohnungsnummern o. ä. genannt werden, stehen diese hinter der Straßen- und Hausnummer-Angabe. Sie werden durch zwei Schrägstriche (mit Leerzeichen davor und dahinter) abgetrennt. ("Musterstraße 1 // Haus 4")

Auslands-Adresse

Die Anschriften im jeweiligen Ausland ähneln sich den Anschriften im Inland. Folgende zusätzliche Regeln gelten:

• Der Ort wird in Empfängersprache geschrieben, damit die Zustellung im Empfängerland vereinfach wird.
• Der Ort wird in Großbuchtsaben geschrieben
• Das Bestimmungsland wird in Großbuchstaben, ohne Länderkennzeichen und in der Sprache des Absenderlandes geschrieben.

Fußzeile

Die Fußzeile kann frei gestaltet werden, sollte aber 1cm vom unteren Rand entfernt enden.

Die Fußzeile beinhaltet gesetzliche vorgeschriebene Informationen wie Firmenname, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Geschäftsführung und ggf. Aufsichtsrat. Außerdem finden sich oft Bankverbindungen, USt-IdNr., Eingetragen beim Amtsgerichts (Ort und HRB-Nummer).

Bei mehrseitigen Dokumenten findet sich auch Seitennummerierungen in der Fußzeile.

Die IBAN wird von links nach rechts nach jedem vierten Zeichen durch ein Leerzeichen unterteilt. Die Gliederung folgt der ISO 13616-1 und EBS 204. Der BIC Code wird nicht gegliedert.

Betreff

Laut DIN-Norm wird der Betreff eines Briefes im Textbereich fett gedruckt, gefolgt von einer Leerzeile. SAP sieht hierfür hingegen einen Titel über der rechten Info-Box vor. Der Betreff im Textbereich entfällt damit. Es empfiehlt sich hierfür über der Info-Box einen Extraplatz einzuräumen von 0,7 bis 1,0 cm.

Downloads

Sowohl für Form A also auch für Form B gibt es eine Vorlage für den Einsatz im Adobe Livecycle Designer. Die Vorlagen konzentrieren sich vollständig auf das Design um möglichst Nahe an der DIN-Norm zu arbeiten. Es gibt je eine Variante, bei der die Adresse und die Infobox auf der Masterseite liegen und je eine Variante, bei der die Adresse und Infobox in der Designansicht liegen.

Form	Variante	Größe	Datum	Download
Form A	Masterseite	27 KB	18.02.2022	FORM_A_Master.xdp
Form A	Designansicht	28 KB	18.02.2022	FORM_A_Design.xdp
Form B	Masterseite	- kB
Form B	Designansicht	- kB