6 Möglichkeiten wie dein Meeting BESSER wird...

Ihnen ist bewusst, dass Ihre Teilnehmer eigentlich zu tun haben? Niemand hat Zeit für sinnlose und unproduktive Meetings? Mit sechs Tipps können Sie Ihre eigenen Meetings besser gestalten und haben somit eine positive Auswirkungen auf das Ergebnis und die Moral der Beteiligten.

6 Möglichkeiten wie dein Meeting BESSER wird...

Dies ist eigentlich ein Artikel, der mich selber daran erinnern soll, wie man gute Meetings plant und durchführt. Mir ist bewusst, dass die Beteiligten eigentlich zu tun haben und ihre Zeit nicht mit sinnlosen und unproduktiven Meetings verschwenden wollen. Daher will ich Meetings abhalten, die für die Teilnehmer, aber auch für mich als Organisator effektiv und sinnvoll sind!

Hier also die sechs Punkte, wie Meetings besser gestaltet werden können. Am Ende noch ein Youtube-Video aus der TEDx Reihe zu dem Thema.

Fußballer beim Meeting

Punkt 1: So wenig Teilnehmer wie nötig

Im Meeting sollten keine Zuschauer dabei sein, sprich Personen die das Ganze "nur gehört haben" sollen. Auch gilt es zu erwägen, ob Teilnehmer nur an Teilen des Meetings teilnehmen anstelle des ganzen Meetings. So werden die Meetings ebenfalls schlank und produktiv bleiben.

Viele laden Personen nur desalb zu ihren Meetings ein, um diesen nicht das Gefühl zu geben außen vorgelassen zu sein. Aber anstelle diese Personen einzuladen, sollten diese nach dem Meeting mit den Besprechungsnotizen versorgt werden. So können die Nichteingeladenen auch nachträglich ihre Ideen einbringen und teilen und fühlen sich nicht außen vorgelassen. Das Versenden der Notizen sollte innerhalb von 24 Stunden passieren, denn je länger es dauert umso eher fühlen sich die Nichteingeladenen dann doch als fünftes Rad am Wagen.

Im Umkehrschluss können Sie Ihr Meeting aufgrund der geringeren Teilnehmerzahl effizient abhalten und schnell an Ihr Ziel gelangen.

Snacks für das Mittagsmeeting

Punkt 2: Seien Sie ein guter Gastgeber

Begrüßen Sie ihre Teilnehmer und stellen Sie Personen gegenseitig vor, die sich nicht kennen. Etikette ist wichtig und sollte nicht vergessen werden.

Und um die Moral zu erhöhen kann ein "Snack" helfen. Wobei nicht der "Snack" an sich hier entscheidend ist, sondern dass Sie sich darüber Gedanken gemacht haben!

Time-Management

Punkt 3: Nicht immer in 1-Stunden Meetings denken

In vielen Firmen ist die Standardlänge eines Meetings 60 Minuten. Auch ich muss gestehen, dass ich oft als Standardlänge die 60 Minuten wähle. Outlook selber gibt mir 30 Minuten als Standardlänge vor, aber im Hinterkopf stellt sich die Frage: "Kriegen wir das in 30 Minuten hin? Was ist wenn einer ein Problem sieht? Ach dann doch lieber 60 Minuten".Aber oft dehnen sich Meetings dann auch auf die 60 Minuten aus, auch wenn dies gar nicht nötig wäre.

Wenn aber Meetings bereits vorab als 20-, 30- oder 40-Minuten Meetings geplant werden und somit "unter Druck stehen" führen diese auch automatisch zu deutlich fokussierteren und produktiveren Teilnehmern.

Eine weitere Möglichkeit, um Meetings zu verkürzen ist diese Meetings nicht als "Sit-In Meeting" abzuhalten sondern als "Stand-Up Meeting". Untersuchungen zeigen, dass Meetings, die im Stehen durchgeführt werden, nur halb solange gehen wie Meetings im Sitzen.

Zu Guter Letzt: Ziehen Sie Meetings nicht unnötig in die Länge. Sind die Themen besprochen, kann man auch ruhig früher wieder seiner Arbeit nachgehen.

Neues Meeting-Format: Das Meeting beim Spazieren

Punkt 4: Nutzen Sie ein anderes Meeting-Format

Zum Beispiel indem Sie zusammen spazieren gehen. Ich muss gestehen, ich habe dieses Punkt selber noch nicht umgesetzt will es aber gerne Probieren. Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit dies zum Erfolg führt:

  • die maximale Teilnehmerzahl beträgt 3 Personen (inklusive Ihnen)
  • warnen Sie die Teilnehmer vor, dass Sie spazieren gehen werden, damit man dafür auch entsprechend gekleidet ist
  • teilen Sie mit, dass für dieses Meeting keine Laptops bzw. Präsentationen benötigt und vorbereitet werden

Wenn ich mir Recht überlege hatte ich so einen Spezialisten schon mal kennen gelernt. Bei einem namhaften Automobilhersteller ist der Abteilungsleiter regelmäßig nach draußen rauchen gegangen. Das fatale an der Sache war, dass er in solchen Raucherpausen er ziemlich gewichtige Entscheidungen getroffen hat. Somit wurden seine Raucherpausen immer zu 10-minütigen Kurzmeetings an der "frischen Luft".

Vor dem Meeting die Agenda setzen.

Punkt 5: Organisieren Sie ihre Agenda mit Hilfe von Fragen und nicht anhand von Themen

Warum wird das Meeting abgehalten, was ist das Ziel. Anstelle von Themen aufzuslisten worüber man reden kann, stellen Sie in der Agenda bereits die Fragen, die Sie als Organisator haben.

Dieser ist eine ideale Unterstützung für die hier genannten Punkte 1 und 3. Sprich: "Wer soll teilnehmen?" und "Wie lange brauchen wir für das Meeting?" indem es hilft zu erkennen, wann ein Meeting zu Ende ist, nämlich genau dann, wenn die Fragen zufriendestellend beantwortet wurden. Und man fragt sich gleich, wer kann eigentlich diese Frage beantworten...

Wenn jetzt das Argument fällt, dass man für das geplante Meeting keine Fragen findet, sollte sich nun selber hinterfragen, ob dieses Meeting überhaupt stattfinden muss.

Diesen Punkt habe ich bisher immer nur unterbewusst durchgeführt, dies nun auch offen mit der Agenda zu planen zeugt auch von Transparenz.

Feedback einholen und Verbesserungen umsetzen

Und zu Guter Letzt: Lassen Sie Ihre Meetings regelmäßig beurteilen

Als Gastgeber tendiert man dazu sein Meeting als Erfolg zu verbuchen, obwohl die Teilnehmer dies nicht so sehen. Daher: Fragen Sie Ihre Teilnehmer. Regelmäßig! Stellen Sie hierbei die 5-W Fragen:

  • Was haben wir gerade besprochen?
  • Was lief gut in dem Meeting?
  • Was läuft nicht so gut?
  • Warum?
  • Welche Ideen gibt es, um es BESSER zu gestalten?

Es reicht nicht nur Fragen zu stellen. Hören Sie offen zu und antworten Sie mit entsprechenden Änderungen. Auch kleine Änderungen können große Auswirkung auf die Effektivität Ihrer Meetings haben - und somit auch Auswirkungen auf den Tag ihrer Teilnehmer!

Credits

Großen Dank geht hier an Steven G. Rogelberg. Er untersucht Meetings in den USA und von ihm stammen letztlich diese Tipps. Wer gerne seine Ideen von ihm selber hören möchte sei folgendes YouTube Video zu empfehlen, welches ich hier verlinke:

YouTube-Screenshot: The Power of You to Truly Make Meetings Work | Steven Rogelberg

Letzte Gedanken

Wie immer im Leben: Dies sind nur gut gemeinte Tipps um seine eigenen Meetings besser zu gestalten und somit selber besser zu werden.

Nicht jede Art von Meeting kann aber so gestaltet werden. Aber auch bei den Meetings bei denen diese Tipps nicht greifen, können kleine Änderungen große Auswirkungen mit sich bringen. Ein zweiter Blick lohnt sich also immer!